Sous la responsabilité du Directeur Régional, vous êtes l’image et l’interlocuteur direct de votre direction auprès des collaborateurs de l’entreprise mais aussi vis-à-vis des contacts externes. Vous avez un rôle de facilitateur au quotidien. .

ASSISTANAT DU DIRECTEUR

• Gestion et la coordination d'agendas,

• Gestion des appels téléphoniques, l’accueil des clients et partenaires
• Prise de rendez-vous avec les différentes parties prenantes

• Organisation complète des réunions internes et externes (logistique, réservations de salles etc.)

• Gestion des déplacements,

• Préparation de supports de présentation pour les comités / réunions

• Assurer la transmission des informations en interne et en externe (Notes, compte rendu etc.)
   

ASSISTANAT D’EQUIPE

• Suivi administratif de dossiers spécifiques récurrents : recrutement de stagiaires, préparation de réunions de bilans, comités d’engagement

• Enregistrement et suivi des factures frais généraux

• Rédaction de courriers et comptes rendus

• Missions de gestion courante liées à la vie du service : réception, tri courrier, distribution

• Validation note de frais, ordre de missions, congés de l’équipe de la DR

• Suivi d’opérations de communication : insertions publicitaires institutionnelles, dossiers de présentation à des concours (Pyramides d’Argent), organisation d’évènements liés à l’adhésion de l’agence à des Clubs locaux (conférences, visites …)
   

RELAI RH

• Suivi administratif des entrées ( création de badge, carte TR) et sorties (restitution de matériel)

• En lien avec les managers, suivi des contrats intérimaires (contrôle des contrats, relevés d’heures, factures)

• En lien avec le gestionnaire du personnel, suivi des maladies, accidents du travail, congé maternité …

• Suivi des convocations à la médecine du travail et les visites médicales , transmets les avis aptitude au GP.

• Coordonner la bonne transmission des fichiers de données variables (liste TR, commission sur vente, prime développement) dans les délais requis

• Gérer toutes les absences sur le portail RH Zadig dont la maladie, maternité, … tous les collaborateurs (saisie, date de reprise…)

• Vérifier les justificatifs pour évènements familiaux transis par le correspondant

Expérience réussie sur poste similaire dans le secteur de l’immobilier ou du BTP (entreprise générale, cabinet d’ingénierie, maîtrise d’œuvre, OPC, etc..)