1. Qui est concerné par cette notice d’information ?
Vous êtes concerné (e) par cette notice d’information, si vous êtes un candidat à un emploi proposé par une société du Groupe ICADE (ICADE SA, ICADE MANAGEMENT, ICADE PROMOTION ou URBAIN DES BOIS) ou si vous adressez une candidature spontanée.
Ci-après le terme « Vous » vous désigne.
2. Quel est le but de cette notice d’information ?
Cette notice est destinée à Vous informer des conditions dans lesquelles une ou plusieurs sociétés du groupe ICADE collecte/utilise/héberge/stocke des informations vous concernant (vos Données Personnelles) afin de recrutement.
Cette information est fournie en application de la règlementation applicable en matière de protection des données personnelles, notamment la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés et le Règlement européen n°2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (le « RGPD ») (ensemble la « Règlementation Applicable en matière de Protection des Données »).
3. Qui est ou sont les responsables du traitement de vos Données Personnelles ?
Les sociétés suivantes du groupe ICADE sont responsables du traitement de vos données pour les usages précisés dans le tableau ci-dessous.
ICADE SA (RCS NANTERRE 582 074 944),
ICADE MANAGEMENT, (RCS NANTERRE 318 607 207)
ICADE PROMOTION, (RCS NANTERRE 784 606 578),
Siège social : 1, avenue du Général de Gaulle, 92800 PUTEAUX.
URBAIN DES BOIS (RCS TOULOUSE 894 806 595, SNC) 8 Esplanade Compans Caffarelli 31000 Toulouse.
Chacune de ces ses sociétés est responsable de manière distincte des autres, pour les traitements relatifs aux postes qu’elle propose. Par exception, ces sociétés sont responsables conjointement, pour
· Les usages de vos données, via la plateforme de recrutement Talentsoft (dépôt de candidature, suivi des offres, sélection des candidats, identification des profils pertinents pour les prochains postes, envoyer des alertes sur les postes qui vous intéressent), statistiques.
· Le test de compétences, via le quizz RSE.
4. Pourquoi et sur quels fondements juridiques ICADE utilise vos Données Personnelles ?
4.1 Consentement
En cochant la case d’alerte e-mail, vous consentez à recevoir des alertes sur les postes qui vous intéresse.
Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en écrivant à dpo@ICADE.fr
- Vous envoyer des alertes sur les postes qui vous intéresse // Données utilisées : Adresse e-mail, Votre Choix, Postes d’intérêt
4.2 Intérêt légitime
- Création Espace candidat pour dépôt des candidatures et la recherche de profils pertinents // Identifiant (e-mail), Empreinte cryptographique du Mot de passe (pas de conservation en clair) - Intérêt légitime d’optimiser le dépôt des candidatures et de faciliter la recherche de profils pertinents
- Sélectionner les candidats // Données demandées sur la plateforme, Information sur vos aptitudes et votre situation professionnelle : données contenues dans votre CV, formation, aptitude linguistique, expériences, disponibilité, Informations sur votre recherche (poste/motivation, type de contrat), Données d’identité : nom, prénom, civilité, Données de contact, Suite donnée aux candidatures, Positionnement salariale, Date d’entretien/notes d’entretien, Echanges communiqués lors du processus de recrutement
- Rechercher des profils // Données utilisées : Informations disponibles sur les sites et réseau social, spécialisé dans l’emploi et le recrutement
- Conserver et identifier les profils pertinents // Données utilisées : Idem ci-dessus
- Evaluer votre capacité et aptitudes à occuper un emploi et prendre contact avec vous // Données utilisées : Idem ci-dessus (sauf données facultatives) + réponses à nos tests
- Vérifier vos références et compétences // Données utilisées : Copie des diplômes, prises de références, réseaux sociaux professionnels, tests pratiques, informations sur vos précédents emplois auprès de vos précédents employeurs, et pour certains postes/fonctions qui le nécessitent le permis de conduire
- Réaliser des statistiques // Données utilisées : Source des candidatures
- Se défendre en justice // Données utilisées : En fonction de la nature du litige et potentiellement toutes données ci-dessus
4.3 Mesure précontractuelle
- Préparer le contrat // Données utilisées : nationalité, date de naissance, âge
Si vous êtes retenus, d’autres données vous seront demandés, pour d’autres objectifs, dont préparer le contrat, réaliser les déclarations à l’embauche obligatoires.
Vous serez alors informés lors de la collecte de ces éléments et/ou via la notice d’information des collaborateurs ICADE.
5. Quelle est la source de vos Données personnelles ?
Vos données proviennent :
- soit directement auprès de vous sur la plateforme de recrutement, lors de vos réponses à nos questionnaires ou lors de nos échanges pendant le processus de recrutement
- soit auprès de tiers : sites et réseau social de recrutement pour la recherche de profils, cabinets de recrutement pour la recherche de candidats, vos précédents employeurs pour les vérifications de vos expériences
6. Quels sont les destinataires de vos données ?
6.1 Au sein d’ICADE et du Groupe ICADE
En fonction des finalités précisées dans le tableau au point 4, vos Données Personnelles pourront être accessibles :
- au personnel habilité du service Ressources Humaines Groupe et de la société ICADE employeur, en particulier le personnel chargé du recrutement, les responsables des ressources humaines, la gestion du personnel et la paie, les administrateurs du système d’information des ressources humaines
- aux managers chargés d’encadrer le poste, généralement membre de la société ICADE employeur, et le cas échéant aux membres COMEX concernés
- à des membres des fonctions supports, dont en particulier le service informatique
- à la Direction de la Conformité pour les déclarations de conflit ou d’absence de conflit d’intérêt
- à l’équipe Délégué à la protection des données, si vous exercez un droits données personnelles ou en cas d’incident concernant vos données
Vos Données personnelles peuvent être accessibles si nécessaire, à toute autre entité du Groupe ICADE, contrôlée par ICADE SA au sens de l’article L. 233-3 du Code de commerce pour remplir la demande de la société ICADE responsable, l’objectif ou l’une des finalités d’un traitement visé au point 3 ci-dessus.
6.2 A l’extérieur du groupe ICADE
Vos Données Personnelles pourront être accessibles par des personnes externes au groupe ICADE pour remplir l’objectif ou l’une des finalités d’un traitement visé au point 3 ci-dessus.
a. Vos données peuvent être rendues accessibles à des sous-traitants
Ces sous-traitants traitent vos Données Personnelles sur instructions de la société ICADE responsable et pour son compte. Il peut s’agir de prestataires en charge :
- de la messagerie électronique, de l’informatique, de l’hébergement des données, de la maintenance et du maintien en condition opérationnelle des systèmes d’information et de l’amélioration du système informatique
- de la gestion de la signature électronique (dont vérification de l’identité du signataire)
- de cabinets de recrutement, lorsqu’ils agissent uniquement sur instruction d’ICADE
Des process internes existent afin de veiller à ce que les sous-traitants présentent des garanties de conformité suffisantes et adaptées.
b. Vos Données Personnelles peuvent être communiquées à des organismes tiers, responsable de leur propre traitement.
Des cabinets de recrutement, lorsqu’ils sont responsables distincts du traitement de vos données.
Dans le cas d’une opération de restructuration, de cession ou de fusion-acquisition (en ce compris de réorganisation), ICADE est susceptible de transférer vos Données Personnelles vers une partie tierce impliquée dans l’opération (par exemple, un acheteur) conformément aux Lois pour la protection des données personnelles.
En cas d’issue positive au processus de recrutement, d’autres catégories de destinataires auront accès à vos données, ces destinataires vous seront précisées dans la charte d’information des collaborateurs sur le traitement de leurs données personnelles par ICADE.
7. Transferts en dehors de l’Espace Economique Européen
Certaines de vos Données Personnelles peuvent être accessibles dans des pays situés en dehors de l’Espace Economique Européen (EEE). Dans ce cas, des mesures sont prévues afin de mettre en place les garanties appropriées permettant ce transfert ou d’imposer ces mesures à nos co-contractants responsables de ces transferts. Selon le cas, le transfert sera encadré par une décision d’adéquation de la Commission Européenne, la signature de clauses contractuelles types approuvées par la Commission Européenne ou le recours à un destinataire disposant de Règles d’Entreprises Contraignantes ou Binding Corporate Rules approuvée par une autorité de contrôle.
Si vous souhaitez obtenir des informations ou copie des garanties apportées par ICADE aux transferts des données à caractère personnel en dehors de l’EEE, vous pouvez contacter notre Déléguée à la Protection des Données à l’adresse dpo@icade.fr.
8. Pendant combien de temps vos Données Personnelles sont-elles conservées ?
La durée de conservation de vos Données Personnelles dépend de la finalité d’usage des données.
Elles sont conservées pendant la durée nécessaire pour atteindre chaque objectif d’usage par ICADE, en fonction de ses contraintes opérationnelles. Par ailleurs, ICADE garde vos données pour assurer le respect des obligations de conservation légales, comptables et fiscales et pour se défendre en justice, pendant les délais de prescription applicables.
La société ICADE responsable conserve vos données, pour les durées suivantes pour chaque finalité précisée ci-dessous.
- Création de compte Espace candidat pour dépôt des candidatures : 2 ans à compter du dernier contact, sauf si vous consentez à un renouvellement de cette durée de conservation à son issue. Ou, pour les candidats non recrutés, si vous demandez la fermeture du compte avant les 2 ans
- Vous envoyer des alertes sur les postes qui vous intéresse : Jusqu'au retrait de votre de consentement, dans un délai maximum de 2 ans
- Sélectionner les candidats : Le temps du processus de recrutement. A l'issue de ce délai, vos données sont conservées 2 ans à compter du dernier contact pour identifier des profils pertinents
- Vérifier les compétences : Questionnaire / test : 1 mois après la signature du contrat de travail du candidat retenu. A l'issue vos réponses seront anonymisées, pour être intégrées à des statistiques // Les autres données des candidats afin de vérifications des compétences, sont également supprimées 1 mois après la signature du contrat de travail par le candidat retenu, à l'exception des données intégrées dans la plateforme de recrutement, conservées pour identifier des profils pertinents // Si le candidat sélectionné signe le contrat de travail, certaines données seront conservées dans le cadre de l'exécution de son de travail
- Conserver et identifier les profils pertinents : 2 ans à compter du dernier contact, sauf si vous consentez au renouvellement de cette durée à l'expiration de ce délai
- Evaluer votre capacité et aptitudes à occuper un emploi : Le temps du processus de recrutement, suppression 1 mois à l'issue de la signature du contrat de travail de la personne retenue // Les réponses aux questionnaires/tests : 1 mois après la signature du contrat de travail de la personne retenue // NB : si vous êtes retenus, une durée de conservation s'appliquera pour d'autres objectifs
- Réaliser des statistiques : Le temps du processus de recrutement plus 1 mois après la signature du contrat de travail de la personne retenue
Si vous êtes retenu (e), vos données seront supprimées de la plateforme de recrutement à l’issue de la durée des 2 ans, mais votre employeur et/ou ICADE MANAGEMENT conserveront vos données dans d’autres outils pour d’autres objectifs, qui vous seront précisés dans la charte d’information des collaborateurs sur le traitement de leurs données personnelles.
La durée de conservation dépend de la finalité de l’usage de vos données. Généralement, vos données sont conservées pendant la durée de l’emploi augmenté d’un délai de 5 ans pour se prémunir au besoin d’éventuelles actions en justice fondées notamment sur la discrimination.
9. Quels sont vos droits en ce qui concerne le traitement de vos Données Personnelles ?
Vous disposez d’un droit d’accès et de rectification à vos Données Personnelles.
Par ailleurs, vous disposez d’un droit à d’effacement de vos Données Personnelles et de limitation du traitement de vos Données personnelles, dans les conditions prévues par la Règlementation sur les Données Personnelles (en particulier articles 17 et 18 du RGPD). Lorsqu’une société ICADE s’appuie sur le fondement de la nécessité de l’intérêt légitime pour traiter vos Données Personnelles, vous disposez d’un droit d’opposition sous réserve de justifier d’une situation particulière vous concernant et sous réserve qu’il n’existe pas de motifs impérieux et légitimes supérieurs à vos intérêts, droits et libertés (article 21 du RGPD). Par ailleurs, dans certains cas, en fonction du fondement juridique sur lequel la société ICADE s’appuie pour utiliser vos Données Personnelles, vous disposez d’un droit à la portabilité de vos données dans les conditions prévues par la loi (article 20 du RGPD).
Vous avez également le droit de définir des instructions concernant la conservation, l'effacement et la communication de vos informations à caractère personnel après votre décès.
Lorsque le traitement est basé sur votre consentement, vous disposez pour ce traitement d’un droit de retirer votre consentement à tout moment sans motif.
10. Qui pouvez-vous contacter pour exercer vos droits ?
Pour exercer vos droits, vous pouvez contacter le DELEGUE A LA PROTECTION DES DONNEES d’ICADE (ou DPO) à l’adresse dpo@icade.fr.
L’équipe DPO pourra transmettre votre demande au service du Responsable de traitement.
En cas de doutes raisonnables sur votre identité et si la situation l’exige pour sécuriser vos données, nous pourrions être susceptibles de vous demander des informations supplémentaires comme un justificatif d’identité qui serait supprimé dès confirmation de votre identité.
Si vous estimez la réponse non satisfaisante, vous disposez également du droit d'introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des libertés : Commission nationale de l'informatique et des libertés - 3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 Paris CEDEX 07 (https://www.cnil.fr/fr/plaintes).
11. Modification de la notice d’information
Les usages d’une entreprise étant en régulière évolution, en particulier avec le changement rapide des nouvelles technologies, le groupe ICADE peut revoir cette notice d’information et la mettre à jour si besoin.
Nous vous invitons à prendre connaissance de la dernière version de ce document sur notre site de recrutement. Nous vous informerons de toute modification significative via notre site internet ou via d’autres modalités de communication habituelle.